Quanto ci vuole a montare un video: le ore di lavoro, i giorni di consegna e dove si perde il tempo

Le ore di montaggio sono il tempo passato davanti alla timeline. I giorni di consegna sono il tempo di calendario fra il momento in cui il montatore ha tutto e quello in cui tu hai il file finale. In mezzo ci sono passaggi che non dipendono da chi monta: ricevere il girato, chiarire un dubbio sul brief, aspettare che la bozza venga guardata, raccogliere i commenti di chi deve approvarla.

Per questo un tempo di consegna serio si dichiara in giorni lavorativi e parte da quando il materiale è completo, non dalla data del pagamento. Un girato che arriva in due tranche non fa partire l’orologio due volte: lo fa partire alla seconda. È la regola che vale anche qui, scritta nelle condizioni generali, e conviene chiederla a chiunque prima di affidargli un lavoro con una scadenza.

La durata finale conta, ma meno di quanto si pensi. Conta di più quanto materiale va guardato per arrivarci. Dieci minuti di riprese pianificate per un Reel si selezionano in fretta; due ore di «giro tutto, poi vediamo» vanno guardate per intero, e a volte alla fine manca proprio l’inquadratura che serviva. Audio registrato male, luce che cambia tra una ripresa e l’altra, file da telefono e da fotocamera mescolati: ogni problema nato sul set diventa tempo al montaggio.

Poi ci sono le lavorazioni che si aggiungono al taglio, e ognuna è una fase in più:

• sottotitoli: la trascrizione è rapida, la correzione dei nomi e dei termini tecnici e lo stile animato no;
• grafiche animate: titoli, schemi, sottopancia. È la lavorazione che pesa di più, perché ogni elemento va progettato prima di essere animato;
• colore: uniformare riprese fatte con la stessa luce è veloce, farlo su riprese fatte in momenti diversi no;
• audio: pulire una voce registrata lontano dal microfono richiede più tempo di quanto ne avrebbe richiesto avvicinarlo.

Cosa comprende ciascuna di queste fasi è spiegato nella pagina sulla post produzione video. Ai fini dei tempi la regola è una sola: si decidono nel brief, non a bozza consegnata. Una grafica chiesta dopo è una fase aggiunta a un lavoro che si credeva finito.

Un montaggio passa per una sequenza che si somiglia in quasi tutti i progetti: si organizza il materiale, si mette in fila il buono, si arriva a un primo montaggio in cui la storia c’è ma il ritmo no, poi lo si rifinisce. Le singole passate sono descritte nella guida su come si monta un video per YouTube, e valgono anche per un video aziendale.

Quello che conta per la data è il momento in cui il montaggio si blocca: da lì in avanti le clip non si spostano più, e colore, audio, sottotitoli e grafiche si appoggiano a quella versione. Ogni modifica chiesta dopo — una frase da togliere, una persona da far comparire, un prodotto da cambiare — obbliga a rifare una parte di quel lavoro di rifinitura. È il modo più comune in cui una consegna prevista per il giovedì scivola alla settimana dopo, anche quando la modifica in sé sembra piccola.

Le modifiche in sé di solito sono veloci. Quello che allunga i tempi è il modo in cui arrivano: tre persone che commentano in tre giorni diversi, su canali diversi, a volte in contraddizione tra loro. Ogni messaggio è un giro di montaggio, e ogni giro è una nuova attesa.

Se il video serve per un lancio, una fiera o un calendario editoriale, la data si costruisce all’indietro. Cinque passaggi:

• Parti dalla pubblicazione: la versione finale deve essere pronta almeno un giorno o due prima, per caricarla, scrivere il testo e programmarla.
• Togli i giorni della consegna, contati in giorni lavorativi e sul limite alto della forbice, non su quello basso.
• Togli il giro di revisione: il tempo che serve a te per guardare la bozza e raccogliere i commenti — in un’azienda raramente meno di un giorno o due — più quello per applicarli.
• Togli i giorni per far arrivare il materiale completo, che è quando l’orologio della consegna parte davvero. Se ci sono riprese, la loro data viene prima di tutto il resto.
• Tieni un giorno di margine per l’imprevisto più comune: il file mancante, l’approvazione che tarda, il logo nel formato sbagliato.

Un esempio costruito. Un’attività vuole tre short verticali da pubblicare nella settimana prima di una fiera. Il pacchetto 3 shorts si consegna in 5-7 giorni lavorativi: si pianifica sui 7, che con un fine settimana in mezzo sono più di una settimana di calendario. Prima ancora c’è il girato da far arrivare tutto insieme; dopo, un paio di giorni per guardare le bozze e mandare un elenco solo, i giorni per applicarlo e il margine. Contando così, il materiale deve partire almeno tre settimane prima della fiera, non dieci giorni prima. Se parte dieci giorni prima, il calendario regge solo se nessuno chiede una modifica, ed è proprio la cosa che non si può promettere.

Per i contenuti ricorrenti conviene ragionare per lotti: si gira una volta per più video e si montano insieme, così la consegna diventa un calendario stabile invece di una corsa ogni settimana. Come si costruisce un verticale passo per passo è nella guida su come si monta un Reel.

Gran parte di quello che accorcia una consegna non dipende da chi monta, ma da come arriva il progetto. Le abitudini che fanno la differenza:

• un brief scritto, anche di poche righe: a cosa serve il video, per chi è, dove esce, quanto dura, cosa deve fare chi guarda alla fine;
• due o tre riferimenti che ti piacciono, con il motivo: valgono più di dieci aggettivi;
• tutto il materiale in una consegna sola: girato, logo in alta qualità, testi delle grafiche, nomi da scrivere nei sottopancia, la musica se è già scelta;
• un solo referente per i commenti, con un elenco unico;
• le decisioni prese prima: chi compare, quali prodotti, quali frasi. Dopo il blocco del montaggio ogni cambio costa giorni.

La parte che si guadagna prima delle riprese è la più grande. La lista delle riprese aiuta a girare solo quello che serve, e per un video aziendale la guida su cosa decidere prima delle riprese evita le dimenticanze che si scoprono al montaggio. Se il video è già montato e vuoi sapere cosa sistemare prima di pubblicarlo, c’è l’analisi video.

Quando qualcuno mi chiede quanto ci metto, la risposta onesta comincia con un’altra domanda: a cosa serve questo video? I tempi si allungano quasi sempre per lo stesso motivo, e non è la lentezza del montaggio: si comincia a tagliare senza aver deciso l’obiettivo, e la struttura si scopre strada facendo, una revisione dopo l’altra.

Per questo preferisco dichiarare i tempi per iscritto e prima, dire da quando contano e quante revisioni comprendono, piuttosto che promettere una velocità che dipende da cose che nessuno dei due controlla da solo. E parli direttamente con chi monta: un commento non passa da un reparto all’altro prima di arrivare a chi lo applica, e questo accorcia ogni giro.